ISS Global Privacy Statement

Ved personoplysninger forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (”den registrerede”), såsom dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Særlige kategorier af personoplysninger bruges til at beskrive typer af personoplysninger, som anses for at være mere følsomme, og inkluderer oplysninger som race, etnisk oprindelse, religion, seksuel orientering, sundhedsoplysninger og fagforeningsmedlemskab.

Vi indsamler personoplysninger om vores medarbejdere, potentielle medarbejdere (dvs. jobkandidater og jobansøgere), kunder, leverandører, kunders og leverandørers repræsentanter, investorer/aktionærer, øvrige interessenter og brugere af vores hjemmesider. For så vidt angår indsamling af personoplysninger under vores whistleblower-system ("Speak-Up System"), henvises specifikt til afsnit 3 i denne Privacy Statement.

De typer personoplysninger, vi kan bede dig om at oplyse, omfatter blandt andet kontaktoplysninger (såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), forretningsrelaterede oplysninger, fotos, videoer og identifikationsdokumenter.

Vi indsamler dine personoplysninger til følgende formål:

- Talentstyring (f.eks. for at identificere potentielle kandidater, rekruttere og udvikle medarbejdere mv.)

- Administration (f.eks. medarbejderadministration, vedligeholdelse af aktionærregistre mv.)

- Kommunikation (f.eks. med investorer/aktionærer, nuværende og potentielle kunder samt øvrige interessenter mv.)

- Forståelse af kommunikationspræferencer: (f.eks. anvender vi i vores kundedialog en metode, der har til formål at skabe indsigt i kommunikationspræferencer. Ved at forstå disse præferencer tilstræber vi at sikre, at vores interaktioner og svar er tilpasses, så de understøtter en klar, effektiv og gensidig fordelagtig kommunikation med vores kunder og potentielle kunder)

- Levering af vores tjenester (f.eks. for at lette transaktioner; analyserer og optimerer driften; markedsføre vores tilbud; håndtere klager, håndtere kontraktrelationer mv.)

- Indkøb af ydelser og produkter (f.eks. for at gennemføre transaktioner; analysere markeder; analysere og optimere vores forsyningskæde samt administrere kontrakforhold mv.)

- Overvågning af brugen af vores systemer og hjemmesider (f.eks. for at sikre en sikker og compliant anvendelse samt analysere og tilpasse brugeroplevelsen mv.)

Vores behandling af dine personoplysninger til ovenstående formål er baseret på vores legitime interesse, herunder men ikke begrænset til vores legitime interesser i blandt andet at tiltrække, udvælge og administrere medarbejdere; levere troværdig og relevant kommunikation samt udvikle vores forretning. Vi kan også behandle dine personoplysninger for at overholde lovgivningsmæssige og regulatoriske krav. I visse situationer kan vi også behandle dine personoplysninger baseret på dit samtykke.

Vi forbeholder os retten til i visse tilfælde at tilbageholde oplysninger og ydelser, hvis vi ikke kan identificere dig på baggrund af de oplysninger du har afgivet. Selvom det er din ret ikke at give os de anmodede oplysninger, kan dette derfor begrænse vores mulighed for at bistå dig eller opfylde dine anmodninger.

I overensstemmelse med ISS' værdier og Code of Conduct er ISS' forretningsintegritet ikke til forhandling. Vi forpligter os til at drive vores forretning i overensstemmelse med loven og høje etiske standarder. Derfor har vi etableret et whistleblower-ordning kaldet Speak Up-systemet, hvor vi også kan behandle dine personoplysninger. Se venligst vores Speak Up-politik for yderligere information om denne behandling af dine personoplysninger, herunder, men ikke begrænset til oplysninger om hvilke typer af personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, den registrerede rettigheder mv.

Vi indsamler normalt personoplysninger direkte fra dig (medmindre du på anden måde giver samtykke til, at vi kan indhente sådanne oplysninger fra tredjepart). Vi indsamler de personoplysninger, du giver os gennem din brug af vores hjemmeside, sociale medier, under telefonsamtaler med vores repræsentanter, når vi leverer og administrerer ydelser til dig, samt på formularer du har udfyldt eller anden korrespondance med dig.

Hvis vi modtager personoplysninger om dig, som vi ikke har anmodet om, og som ikke er relevante for de pågældende behandlingsaktiviteter, vil vi slette eller permanent anonymisere oplysningerne, medmindre andet følger af lovgivningen

Når du besøger vores hjemmeside, bruger vi cookies og lignende teknologier, såsom pixels, tags, lokal lagring og indlejrede tredjepartstjenester. Disse teknologier hjælper os med at drive hjemmesiden, huske dine valg, måle hjemmesidens ydeevne, forbedre brugeroplevelsen og, hvor det er relevant, understøtte markedsføring og måling af kampagneeffekt.

Nogle cookies og lignende teknologier er nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere, og kan ikke slås fra i vores systemer. Dette kan omfatte teknologier anvendt til sikkerhed, Belastningsfordeling (load balancing), samtykkehåndtering og grundlæggende funktionalitet på hjemmesiden.

Vi anvender kun valgfrie cookies og lignende teknologier, såsom funktionelle, performance-, analyse- eller markedsføringsteknologier, hvor du har givet dit samtykke via vores cookiebanner eller cookie-indstillinger. Du kan acceptere alle valgfrie teknologier, afvise dem eller selv administrere dine valg afhængig af kategori. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage ved at genåbne cookieindstillingerne på vores hjemmeside.

Afhængigt af dine valg kan vi behandle information som din IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, cookie-identifikatorer, besøgte sider, interaktion med hjemmesidens indhold, henvisende hjemmeside, omtrentlig lokation, tidspunkt for besøget, aktivitetslogfiler for applikationer og fejllogfiler. Disse oplysninger hjælper os med at forstå, hvordan vores hjemmeside anvendes, forbedre dens indhold og funktionalitet, måle kampagneeffektiviteten og gøre hjemmesiden lettere at navigere i.

Nogle teknologier leveres af tredjeparts tjenesteudbydere, såsom analyse-, video-, kort-, CRM-, formular-, sikkerheds- og marketingudbydere. Disse udbydere kan behandle oplysninger på vores vegne eller, i nogle tilfælde, som uafhængige dataansvarlige, afhængigt af den konkrete tjeneste. Yderligere information om de anvendte teknologier, deres udbydere, formål, kategorier og opbevaringsperioder findes i vores cookie-indstillinger.

Du kan også administrere cookies gennem dine browserindstillinger. Blokering eller sletning af cookies i din browser kan dog påvirke hjemmesidens funktionalitet og erstatter ikke nødvendigvis de valgmuligheder, der er tilgængelige via vores cookieindstillinger.

Vores hjemmeside kan indeholde links til tredjepartswebsites. Bemærk venligst, at vilkårene i denne Privacy Statement ikke gælder for eksterne hjemmesider. Hvis du ønsker at få oplyst, hvordan en tredjepart behandler dine personoplysninger, skal du kontakte denne tredjepart og henvise til deres privatlivserklæring.

Vi kan dele dine personoplysninger med tredjepart, til ethvert af de formål, der er nævnt i afsnit 2 ovenfor. Sådanne tredjeparter omfatter: andre koncernenheder, agenter, eksterne rådgivere, vores eksterne tjenesteudbydere og kontraktparter (såsom enhver postudbyder, kommercielle agent eller supporttjenester), offentlige myndigheder herunder retshåndhævende myndigheder samt regulatoriske og tvistbilæggende organer (eller enhver anden enhed, hvortil videregivelse er påkrævet ved lov eller ved en rets-/domstolsafgørelse), samt enhver anden person eller enhed, hvortil videregivelse er autoriseret af dig).

 Når vi videregiver dine personoplysninger til en tredjepart, der behandler personoplysninger på vores vegne, træffer vi alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at disse tredjeparter implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger og at de er underlagt fortrolighed og og lovmæssige forpligtelser vedrørende beskyttelsen af dine personoplysninger. En eventuel videregivelse af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Det indebærer, at sådan behandling er reguleret af databehandleraftaler for at sikre, at personoplysninger ikke behandles til andre formål end de klart angivne, og for at sikre, at vores tredjeparter opretholder tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger. 

Vi videregiver ikke dine personlige oplysninger til tredjepartsorganisationer uden for det land, hvor vi har modtaget dine oplysninger (hvis relevant) uden dit forudgående skriftlige samtykke, med mindre videregivelse i øvrigt er tilladt eller påkrævet ved lov eller ved en rets- eller domstolsafgørelse.

Vi kan overføre dine personoplysninger internt i ISS-koncernen samt til vores enheder eller kontraktparter beliggende uden for EU/EØS. En sådan overførsel ændrer dog ikke vores forpligtelse til at beskytte dine personoplysninger i henhold til denne Privacy Statement.

Hvis dine personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sikrer ISS et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ved at overføre til lande, der er godkendt af EU-Kommissionen som havende et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller ved at indgå en passende kontrakt mellem ISS og den ikke-EU/EØS-enhed, der modtager oplysningerne.

ISS kan anvende dine personoplysninger til at give dig information om vores ydelser og produkter eller om ydelser og produkter leveret af tredjepart, alt efter hvad der anses for relevant for dig. Med dit specifikke samtykke kan vi videregive dine personoplysninger til sådanne tredjepartsorganisationer til specifikke markedsføringsformål.

Afhængigt af karakteren af vores forretningsforhold kan vi ønske at anvende dig som reference i forbindelse med markedsføring af vores virksomhed over for andre. I sådanne tilfælde vil vi indhente dit specifikke samtykke og vil kun videregive personoplysninger i det omfang, vi har dit samtykke.

Du kan til enhver tid anmode os om ikke at kontakte dig vedrørende produkter eller ydelser eller om ikke at videregive dine oplysninger til andre til dette formål Du skal blot kontakte os eller, hvor det er relevant, klikke på "afmeld"-knappen i vores kampagnemails.

Vi opbevarer dine personoplysninger i papirbaserede og/eller elektroniske filer og registre. Vi har indført passende sikkerhedsforanstaltninger, som krævet ved lov, for at beskytte de personoplysninger vi behandler, mod misbrug, indgriben, tab, uautoriseret adgang, ændring eller videregivelse. ISS har implementeret en række tekniske sikkerhedsforanstaltninger. Disse omfatter blandt andet forskellige system- og kommunikationssikkerhedsforanstaltninger, sikker opbevaring af fysiske dokumenter samt anvendelse af kryptering. Herudover vil adgangen til dine personoplysninger være begrænset til personer, der har et sagligt behov for adgang med henblik på at opfylde formålene.

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, hvortil vi behandler oplysningerne, og i overensstemmelse med vores Koncern Standard vedrørende opbevaring og sletning.

Hvis du er ansat hos ISS, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til fem (5) år efter ansættelsesforholdets ophør eller i længere perioder, såfremt gældende lokal lovgivning kræver dette.

Hvis du er jobansøger, vil vi opbevare dine personoplysninger til fremtidige rekrutteringsformål i overensstemmelse med dit samtykke. I tilfælde af en potentiel tvist i relation til rekrutteringsprocessen kan dine personoplysninger opbevares i op til seks (6) måneder efter afslutningen af rekrutteringsprocessen.

Hvis du er investor eller aktionær, vil vi opbevare dine personoplysninger, så længe du er investor eller aktionær, og hvis det er relevant for specifikke selskabsdokumenter, så længe ISS eksisterer som selskab.

Hvis dine personoplysninger indgår i regnskabsmateriale, opbevarer vi som udgangspunkt dine personoplysninger i en periode på fem (5) år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, eller i en længere periode, hvis dette er krævet i henhold til gældende regler.

Hvis du har givet samtykke til at modtage direkte markedsføring via elektroniske midler, er vi forpligtet til at opbevare dine personoplysninger op til to (2) år efter, at du har trukket dit samtykke tilbage, for at dokumentere overholdelse af de gældende spamregler.

Hvis du er bruger af vores hjemmesider, henvises der til opbevaringsperioderne for cookies ovenfor.

Hvis du er nuværende eller potentiel kunde eller leverandør, opbevarer vi som udgangspunkt dine personoplysninger i en periode på fem (5) år efter vores seneste interaktion med dig.

Vi tager rimelige skridt til at slette eller permanent anonymisere alle personoplysninger, efter at de ikke længere kan anvendes i overensstemmelse med denne Privacy Statement.

Vi træffer rimelige foranstaltninger for at sikre, at du kan udøve dine databeskyttelsesrettigheder. Medmindre andet fremgår af specifik databeskyttelseslovgivning, har du følgende rettigheder:

Du har ret til indsigt i dine personoplysninger og til at få udleveret en kopi heraf. Du har også ret til berigtigelse af de personoplysninger, vi behandler, samt ret til sletning. Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder vores behandling til direkte markedsføringsformål, eller anmode os om at begrænse behandlingen. Endvidere kan du i visse tilfælde anmode om at få udleveret dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at få disse oplysninger overført til en anden dataansvarlig (dataportabilitet). Hvis behandlingen af dine personoplysninger udelukkende er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Bemærk, at dette ikke påvirker vores behandling af dine personoplysninger forud for tilbagetrækningen af dit samtykke.

Hvis du har spørgsmål til denne Privacy Statement eller ønsker at udøve dine databeskyttelsesrettigheder, bedes du kontakte vores Group Data Protection Manager skriftligt:

- Adresse: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Søborg, Danmark

- E-mail: dpm@group.issworld.com

Du vil ikke blive opkrævet betaling for at udøve dine databeskyttelsesrettigheder. Der kan dog blive opkrævet gebyr for yderligere kopier af dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Før vi svarer på en anmodning fra en registreret, skal vi bekræfte identiteten på den registrerede. Derfor skal en anmodning suppleres med relevante oplysninger, der er nødvendige for, at ISS kan identificere dig og behandle din anmodning. Hvor det er relevant, vil vi tage rimelige skridt for at sikre, at personoplysningerne berigtiges eller slettet, informere dig om berigtigelsen/sletningen samt underrette eventuelle andre modtagere af personoplysningerne, hvor vi er forpligtet til det i henhold til gældende databeskyttelsesregler.

Der kan forekomme situationer, hvor vi må afslå en anmodning om berigtigelse eller sletning. I sådanne tilfælde kan du anmode om, at vi vedlægger en erklæring med de personoplysninger, du ønskede at få berigtiget eller slettet.

Vi vil behandle og besvare din anmodning uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for en (1) måned efter modtagelsen af anmodningen, medmindre vi har ret til at forlænge svarperioden i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. I tilfælde af en forlængelse vil vi informere dig om dette sammen med årsagerne til forlængelsen. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, vil du modtage en skriftlig forklaring herop, samt detaljer om hvilke yderligere muligheder du har, hvis du ikke er tilfreds med vores svar.

Du er velkommen til at kontakte os anonymt. Hvis du vælger at være anonym, er vores mulighed for at levere de ydelser eller information, du har brug for, imidlertid begrænset.

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte vores Group Data Protection Manager: 

- Telefon +45 38 17 00 00 

- Adresse: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Søborg, Danmark 

- E-mail til dpm@group.issworld.com  

Vi vil gøre vores bedste for at behandle din klage så hurtigt som muligt. Hvis du ikke er tilfreds med udfaldet af din klage, kan du sende din klage til: 

Datatilsynet: 

- Telefon: +45 33 193 200 

- Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark 

- Hjemmeside:   www.datatilsynet.dk 

For mere information om privatlivets fred generelt kan du besøge Datatilsynets hjemmeside på www.datatilsynet.dk.

Vi kan fra tid til anden gennemgå, ændre eller revidere vores Privacy Statement og den måde, hvorpå vi behandler personoplysninger. Vi vil offentliggøre den opdaterede Privacy Statement på vores hjemmeside på www.issworld.com. Eventuelle reviderede vilkår træder i kraft fra datoen for offentliggørelsen.

Du kan downloade filerne relateret til ISS BCR-politikken her:

ISS BCR-politik
ISS BCR Bilag 1-8

Rapportér en datahændelse her.