Indrapportering af alvorlige og følsomme emner

For at hjælpe dig med at vurdere, om en hændelse er af alvorlig eller følsom karakter, og finde den mest passende indrapporteringskanal, bedes du læse vejledningen nedenfor. 

Vejledningen er ikke udtømmelig med hensyn til, hvad der kan indrapporteres under Speak Up-politikken. Den giver overblik over de forskellige typer hændelsesrapportering for alle interessenter. Du bør bruge din personlige dømmekraft, før du indsender en Speak Up-rapport. 

Fortrolighed 

Al kommunikation vil være anonym og fortrolig, medmindre du direkte giver andre instruktioner. Vi vil bede dig oplyse, hvem du er, og give os en detaljeret forklaring på dit problem, så vi kan undersøge sagen. Vi kan kun stille opfølgende spørgsmål og undersøge sagen nærmere, hvis vi kender informationskilden. For at hjælpe ISS med at undersøge en klage bedes du give os så mange oplysninger som muligt. ISS vil behandle alle problemer, som er dækket af denne politik, fortroligt, med mindre andet er nødvendigt for at udføre en fuldstændig og retfærdig undersøgelse. Anklagerens identitet skal holdes fortrolig. 

Læs vores "Speak Up"-politik

Indrapportering af hændelser på arbejdspladsen 

- ISS har mange kontorer og lokaliteter rundt omkring i verden. Den relevante ISS-leder eller afdeling bør informeres om medarbejderfejl eller upassende adfærd, der ikke er i overensstemmelse med vores værdier og adfærdskodeks. 

- Sager, der kan medføre alvorlig personskade eller dødsfald, samt voldelig og diskriminerende opførsel, herunder sexchikane på arbejdspladsen, anses for alvorlige og følsomme problemer. Problemerne kan indrapporteres på globalt plan under Speak Up-politikken, hvis det ikke er lykkedes dig at løse dem med din ISS-leder eller People & Culture-afdelingen. 

Indrapportering af tyveri og uretmæssig tilegnelse af virksomheds- eller kundeaktiver 

- Tyveri og uretmæssig tilegnelse af virksomheds- eller kundeaktiver, af en ISS-medarbejder eller -leder, skal indrapporteres til den nærmeste leder eller den juridiske afdeling. Hvis du ikke kan orientere din leder eller den juridiske afdeling, bør du informere CFO'en. 

- I tilfælde, hvor du ikke kan informere ledelsen i din lokale organisation om tyveri og uretmæssig tilegnelse, kan du vælge at indrapportere hændelsen i henhold til Speak Up-politikken. 

Indrapportering af svig 

ISS har en nul-tolerance politik over for ansatte og/eller forretningspartnere, der begår svig. Svig er forsætlig vildledning for at opnå uretfærdige eller ulovlige pengemæssige fordele. Svig kan tage mange former på alle niveauer af en organisation. Et par eksempler præsenteres nedenfor. Det er dog ikke en udtømmelig liste over mulige former for svig i vores branche. 

- Et eksempel er forfalskning af tids- og tilstedeværelsesregistrering samt betalingsrater, som kan føre til udbetaling af for høj løn til den person, der modtager betalingen. Hvis du oplever denne type svig på arbejdspladsen, bør du under normale omstændigheder kontakte lønafdelingen. 

- Svig kan også opstå i tilfælde, hvor leverandører og underleverandører samarbejder med en ISS-leder for at opkræve en højere betaling fra ISS for de produkter og serviceydelser, de leverer. Hvis du opdager et sådant samarbejde med leverandører og underleverandører, bør du under normale omstændigheder kontakte den juridiske afdeling eller CFO'en. 

Indrapportering af en lovovertrædelse 

- ISS stiler mod at være en lovlydig virksomhed i alle de lande, vi er tilstede i, og drive vores virksomhed i overenstemmelse med de internationale og lokale love og regler. ISS har indført interne politikker for at sikre overholdelse af anti-korruptionslove og konkurrencelove. 

- Overtrædelse af anti-korruptionslove og konkurrencelove anses for alvorlige og følsomme problemer, som kan indrapporteres inden for rammerne af Speak Up-politikken. 

Indrapportering af en hændelse via vores Speak Up-værktøj eller telefon hotline. 

Vi har etableret ledelsesprocedurer for at sikre, at de oplysninger (herunder kontaktoplysninger), som du giver os gennem Speak Up-værktøjet, behandles strengt fortroligt. Du har også mulighed for at bede om status for en igangværende efterforskning.  

- Noter venligst, at du, i den jurisdiktion du rapporterer fra, kan være pålagt juridiske restriktioner angående den type informationer, du må indrapportere anonymt. Desuden er vores Speak Up-politik underlagt den danske databeskyttelseslov, hvilket betyder, at ISS skal afvise og slette enhver rapport om en sag, der hverken er alvorlig eller følsom. Din rapport kan derfor afvises inden for rammerne af Speak Up-politikken, blot fordi den ikke er blevet sendt til den rette indrapporteringskanal.  

- Hvis det undtagelsesvis er sandsynligt, at ovenstående procedure vil skabe indblanding i undersøgelsen, kan vores Business Integrity Committee tillade, at vi afviger fra de procedurer, der er beskrevet ovenfor. Vi vil dog ikke videregive dine personlige oplysninger eller dine kontaktoplysninger, medmindre du udtrykkeligt har givet os forhåndstilladelse. 

Oversigt over forløb:

1. Rapport: Rapporter, der indsendes gennem vores Speak Up-system, videresendes gennem en sikker og krypteret kommunikationslinje til Group Internal Audit.

2. Vurdering: Group Internal Audit vil vurdere, om dit indrapporterede problem opfylder kriterierne for, at rapporten kan behandles inden for rammerne af Speak Up-politikken. Derefter vil den blive rapporteret 
til vores Business Integrity Committee.

3. Handling: Efterforskning, handlinger og feedback til brugeren.